Henkilörekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Vaasan Uimaseura – Vasa Simsällskap ry (”VUS-VSS”) käsittelee Vaasan Uimaseuran jäsentensä henkilötietoja. VUS-VSS käsitteleejäsenten henkilötietoja ensisijaisesti uintiurheilun harrastamiseen ja kilpailemiseenliittyvien toimien ja tehtävien toteuttamiseen. Uimariperheen jäsenenä sinulla on oikeusmyös VUS-VSS:n tarjoamiin, uinnin harrastamiseen kiinteästi liittyviin muihinpalveluihin ja siksi tietojasi käsitellään myös muihin kiinteästi liittyviin tarkoituksiin,kuten sähköisen kuukausikirjeen lähettämisen tarkoituksiin siten, kuin tässä selosteessaon tarkemmin jäljempänä esitetty.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Vaasan Uimaseura – Vasa Simsällskap ry
Käyntiosoite:
Hietalahdenkatu 8
65100 Vaasa

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVASSA ASIASSA

Taina Reini-Vierikko
taina.reini-vierikko@vus.fi

3. REKISTERIN NIMI

Vaasan Uimaseura – Vasa Simsällskap ry:n henkilörekisteri

4. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Ensisijainen käsittelyperuste on jäsenyys Vaasan Uimaseurassa. Jäsenyysperustettaovelletaan siltä osin, kuin kerättyä henkilötietoa tarvitaan kilpauinnin, uimakoulun tai uintikurssien ja siihen liittyvän palvelun toimittamiseksi.

Toissijaisesti käsittelyperuste on asialliseen yhteyteen perustuva rekisterinpitäjän oikeutettu etu, jota voidaan soveltaa tietyin edellytyksin siltä osin, kun kyseessä on sellainen käsittelytoimi, jota ei voida tehdä sopimussuhteen perusteella, esimerkiksi jäsenrekisterin ylläpitäminen

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Henkilöiden rekisteröinti

• Harjoittelu- ja kilpailutoiminnan toteuttaminen kilpauintiryhmissä, uimakoulussa ja muissa uintiryhmissä (mm. majoituslistat, osallistujalistat)

• Tulosten ja tilastojen julkaisu

• Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle

• Sähköinen viestintä (sähköpostituslistat, WhatsApp-ryhmät, Facebook, Twitter, kotisivut, VUS-VSS uutiskirje)

o Lähetämme 1-2 kertaa kuukaudessa sähköpostitse kohdistetun uutiskirjeen, joka sisältää VUS-VSS:n eksklusiivisia sisältöjä ja etuja lain sallimissa rajoissa oikeutetun etumme perusteella tai rekisteröidyn suostumuksella.

• Laskutus

• Analysointi ja tilastointi

• Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

• Suoramarkkinointi

6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

• Henkilön perustiedot, kuten:

o nimitiedot

o sukupuoli

o syntymäaika

o yhteystiedot (alle 18-vuotiaan osalta vanhemman yhteystiedot)

▪ osoitetiedot

▪ puhelinnumero

▪ sähköpostiosoite

o asiointikieli

o muu mahdollinen yksilöivä tunnus

• Henkilön kuva

• Mahdolliset luvat ja suostumukset

• Sopimussuhdetta koskevat tiedot, kuten:

o laskutus- ja maksutiedot

o tuote- ja tilaustiedot

o asiakaspalautteet ja yhteydenotot

o peruutustiedot

• Viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot sekä palveluiden käyttöä koskevat tiedot,  kuten:

o selailu- ja hakutiedot ja tunnistautumistiedot

o tiedot palveluiden käytöstä

• Rekisteröintitiedot, kuten:

o Rekisteröintihistoria (esim. ryhmäsiirrot)

o Mahdolliset henkilötodistukset, kilpailu- ja siirtosopimukset

• Kilpailutilastot, kuten:

o Osallistujalistat

o Lähtöluettelot

o Tulokset

o Ennätykset

o Muut kilpailutapahtumaan liittyvät tilastointitiedot

• Tapahtumien osallistumistiedot

• Järjestelmän käyttötiedot ja -tilastot

• Seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

• Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus

7. HENKILÖREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Henkilöltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella,

mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla

• Rekisterin käsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön syöttäminä

• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

• Suomen Uimaliiton rekistereistä ja Octo-kilpailujärjestelmästä

• Suomen Uimaliiton jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

• VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden  yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

8. TIETOJEN SÄILYTTÄMISAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5

määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön

mukaisesti, kuitenkin vähintään kolmen toimintavuoden ajan.

9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän työntekijöiden lisäksi VUS-VSS:n nimeämät valmentajat, ohjaajat ja harjoittelijat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.

11. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

• Voimme luovuttaa Suomen Uimaliiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin

• Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

• Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.

• Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

12. EVÄSTEET JA SELAILUN SEURANTA

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa   tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Vaasan Uimaseura – Vasa Simsällskap ry

Taina Reini-Vierikko

Hietalahdenkatu 8

65100 Vaasa

tai sähköpostitse osoitteeseen taina.reini-vierikko@vus.fi.

Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös henkilökohtaisesti Vaasan Uimaseuran toimistolla, Hietalahdenkatu 8, 65100 Vaasa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse taina.reini-vierikko@vus.fi

Oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen sidosryhmäviestintä jokaisen uutiskirjeen lopussa olevan linkin kautta tai ilmoittamalla siitä sähköpostitse taina.reinivierikko@vus.fi

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan sähköiseen sidosryhmäviestintään tai muuhun suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse taina.reini-vierikko@vus.fi

Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä, poikkeuksena lakiin perustuva jäsenrekisteri, ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse taina.reini-vierikko@vus.fi

Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa ja profilointia ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse taina.reini-vierikko@vus.fi

14. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

15. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.